Kapan Bisnis Keluarga Mulai Butuh SOP?

Di awal perjalanan, bisnis keluarga biasanya berjalan dengan cara yang sangat sederhana: owner tahu semuanya, keluarga ikut membantu, dan keputusan diambil di meja makan. Selama bisnisnya kecil, cara ini sering terasa cukup.

Masalahnya, cara kerja yang hanya tersimpan di kepala owner tidak ikut tumbuh ketika bisnis membesar. Di titik tertentu, yang dulu terasa luwes berubah menjadi sumber kesalahan, salah paham, dan ketergantungan pada satu orang.

SOP (Standard Operating Procedure) adalah cara memindahkan pengetahuan dari kepala ke sistem. Pertanyaannya bukan apakah bisnis keluarga perlu SOP, tetapi kapan waktunya.

Tanda bisnis Anda sudah butuh SOP

Berikut beberapa tanda yang paling sering muncul:

• Kesalahan yang sama terulang. Salah kirim barang, salah harga, atau lupa menagih terjadi lagi dan lagi, meskipun sudah ditegur.
• Setiap karyawan punya caranya sendiri. Dua orang mengerjakan tugas yang sama dengan hasil berbeda, dan tidak ada yang tahu cara mana yang benar.
• Owner tidak bisa pergi. Begitu Anda tidak ada di tempat, pekerjaan melambat atau berhenti karena semua orang menunggu keputusan Anda.
• Melatih karyawan baru terasa berat. Setiap orang baru harus "ikut melihat" berminggu-minggu, dan hasilnya tergantung siapa yang mengajari.
• Muncul gesekan antaranggota keluarga. Perbedaan pendapat soal cara kerja berubah menjadi masalah pribadi, karena tidak ada acuan yang disepakati bersama.

Kalau dua atau lebih tanda ini terasa akrab, besar kemungkinan bisnis Anda sudah melewati tahap "cukup diingat saja".

SOP bukan dokumen tebal

Banyak owner menunda SOP karena membayangkan buku panduan setebal ratusan halaman. Padahal SOP yang paling berguna justru yang paling sederhana.

SOP yang baik cukup menjawab beberapa pertanyaan:

1. Pekerjaan apa yang diatur?
2. Siapa yang mengerjakan, dan siapa yang menyetujui?
3. Apa langkah-langkahnya, berurutan?
4. Dokumen atau bukti apa yang harus ada?
5. Apa yang dilakukan kalau ada pengecualian?

Satu halaman dengan langkah bernomor dan nama penanggung jawab sering jauh lebih dipakai daripada dokumen panjang yang hanya disimpan di lemari.

Mulai dari proses yang paling sering bermasalah

Jangan mencoba membuat SOP untuk semua hal sekaligus. Pilih dua atau tiga proses yang paling sering menimbulkan masalah atau paling berisiko bagi uang perusahaan. Untuk banyak bisnis keluarga, kandidat pertamanya biasanya:

• Penerimaan dan pengeluaran barang di gudang.
• Pembuatan pesanan dan penagihan ke pelanggan.
• Pengajuan dan persetujuan pembelian.
• Penerimaan dan penyetoran uang tunai.

Proses-proses ini menyentuh barang dan uang secara langsung, sehingga perbaikan kecil di sini cepat terasa dampaknya.

Libatkan orang yang benar-benar mengerjakannya

SOP yang ditulis owner sendirian sering terlihat rapi di atas kertas tetapi tidak cocok dengan kenyataan di lapangan. Akibatnya, tim diam-diam kembali ke cara lama.

Cara yang lebih efektif adalah duduk bersama orang yang mengerjakan proses tersebut setiap hari. Minta mereka menceritakan langkah yang sebenarnya mereka lakukan, termasuk "jalan pintas" yang biasa dipakai. Dari situ, Anda bisa memutuskan bagian mana yang dipertahankan, mana yang diperbaiki, dan mana yang harus dihentikan.

Bonusnya, tim yang ikut menyusun SOP biasanya lebih mau menjalankannya.

Uji, perbaiki, lalu tetapkan

Anggap versi pertama SOP sebagai percobaan. Jalankan selama dua sampai empat minggu, lalu evaluasi:

• Langkah mana yang sering dilewati? Mengapa?
• Di mana masih terjadi kesalahan?
• Apakah ada langkah yang ternyata tidak perlu?

Setelah diperbaiki, barulah SOP ditetapkan sebagai aturan resmi dan disosialisasikan ke semua orang yang terlibat, termasuk anggota keluarga.

Yang sering membuat SOP gagal

Beberapa hal yang membuat SOP berhenti dipakai:

• Tidak ada yang mengecek. SOP tanpa pengecekan rutin perlahan diabaikan.
• Pengecualian untuk orang tertentu. Kalau anggota keluarga atau karyawan lama boleh melanggar, karyawan lain akan mengikuti.
• Tidak pernah diperbarui. Bisnis berubah, SOP juga harus ikut berubah.

Langkah pertama minggu ini

Pilih satu proses yang paling sering bermasalah. Tuliskan langkah-langkahnya dalam satu halaman bersama orang yang mengerjakannya, tentukan penanggung jawab dan penyetujunya, lalu jalankan selama dua minggu.

Bisnis keluarga yang tertata bukan berarti kehilangan kehangatannya. Justru dengan aturan yang jelas, hubungan keluarga lebih terjaga karena perbedaan pendapat diselesaikan dengan acuan yang sama, bukan dengan perasaan.